Контролът върху дейността на ЦИПО се осъществява от служители на НАПОО и от ръководството на самото ЦИПО. За установяване на правилното и законосъобразно функциониране на ЦИПО се извършват три вида контрол:
• Текущ контрол – в процеса на осъществяване на дейността на ЦИПО, който се извършва от служители на НАПОО и може да бъде планиран и/или по сигнал;
• Последващ контрол – контрол извършван от НАПОО за проследяване степента на изпълнение на дадените препоръки или отстраняване на констатирани нарушения и последиците от тях;
• Самооценка (вътрешен контрол) – ежегодно всяко ЦИПО извършва текуща оценка на дейността си, следвайки създадените от него вътрешни процедури. В края на календарната година, ЦИПО е длъжен да изпрати до НАПОО попълнен формуляр по образец за самооценка на дейността си. На база на формулярите за самооценка НАПОО може да актуализира годишния си план за извършване на текущ контрол. ЦИПО създава свои правила и за самооценка на всеки член от екипа си.
НАПОО може да извърши повече от една проверка на ЦИПО в рамките на календарната година, ако при първата проверка са установени слабости в работата му. Текущият контрол и самооценката целят да се установи, че ЦИПО поддържа и развива заявените към датата на лицензирането си и декларирани от него дейности, както и че спазва етичните принципи при осъществяване им. При сериозни и груби нарушения на изискванията за работа на ЦИПО може да бъде отнета лицензията временно или окончателно.
За извършването на текущ контрол ежегодно председателят на НАПОО утвърждава годишен план за извършване на проверки на място. Всяка проверка започва със заповед и завършва с протокол от проверката на място и оценка на проверяващия/ ите за дейността на центъра. В заповедта задължително се посочват мястото и датата на проверката, цялото наименование на ЦИПО, както и номера на лицензията.
На база на оценката може да бъде направена препоръка към центъра и да бъде определен срок за нейното изпълнение или забележка и срок за нейното отстраняване. При правилно и законосъобразно функциониране на центъра може да се правят препоръки, които имат насърчителен характер, тогава не се посочва срок за изпълнението им. Когато констатираните нарушения или слабости в дейността на ЦИПО могат да доведат до сериозни последици за клиентите или за работещите в центъра и тези нарушения не се отстранят в посочения срок, НАПОО пристъпва към временно или окончателно отнемане на лиценза на центъра по реда на чл. 49г от ЗПОО.
При подготовката за извършване на проверка на място длъжностното лице, което е определено в заповедта, подготвя формуляра за проверка, базирайки се на представените документи, послужили за издаване на лицензията.
Всеки формуляр се изготвя в два екземпляра, като единият се предоставя на ръководителя на ЦИПО или упълномощено от него лице. Проверката се извършва задължително в присъствието на упълномощен представител на центъра, който подписва формуляра за проверка на място и може да напише обяснение, коментар или възражение, ако има такива.
Проверки на място могат да извършват и други овластени лица по силата на закон или вътрешно-нормативна уредба, когато услугата е финансирана изцяло или отчасти по национални, международни или европейски програми.
Служителите на ЦИПО са длъжни да осигурят пълен достъп до своята база и ресурси, необходими за извършване на проверката.
След приключване на проверката проверяващият подготвя доклад до председателя на НАПОО със заключение относно съответствие на извършваната от ЦИПО дейност с изискванията за качество.
Когато в предходна проверка са дадени препоръки и/или са направени забележки и е даден срок за тяхното изпълнение/ отстраняване, се извършва последващ контрол. Резултатите от последващия контрол завършват с доклад до председателя на НАПОО, в който се прави предложение по реда на чл. 49г от ЗПОО да бъде временно или окончателно отнета лицензията на ЦИПО или заключение, че всички препоръки и забележки са взети предвид и ЦИПО вече функционира изцяло съобразно правилата.
Процедура за последващ контрол на центровете за информация и професионално ориентиране
Процедурата е описана подробно в Процедурен наръчник за оценка на капацитета и качеството на ЦИПО
